Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana UPT K3L ITB (Unit Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan, Institut Teknologi Bandung) mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi pada aplikasi SisPatrol ITB dan layanan web terkait.

Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

1. Pengendali Data Pribadi

Pengendali	UPT K3L ITB
Alamat	Jl. Ganesha No.10, Gd. Campus Center Timur Lt. 2, Bandung, Kode Pos 40132
Surel	sekre.k3l@itb.ac.id

2. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi seluler SisPatrol ITB (Android dan iOS id.ac.itb.sispatrol), versi web aplikasi, serta layanan backend yang melayaninya.

SisPatrol adalah sistem patroli satpam ITB. Aplikasi ini diperuntukkan bagi petugas keamanan kampus, koordinator, dan administrator, bukan untuk masyarakat umum. Akun dibuat oleh administrator, atau terbentuk saat petugas pertama kali masuk dengan akun SSO ITB. Akun baru belum dapat mengakses fitur patroli sampai administrator memberikan peran.

3. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

Kategori	Rincian	Sumber
Identitas dan kontak	Nama, username, alamat surel, nomor telepon, foto profil, nomor induk petugas, unit kerja	Administrator, SSO ITB, isian Anda
Metode masuk	Penyedia yang digunakan (SSO ITB, Google, atau username dan kata sandi)	Otomatis
Data patroli	Waktu kunjungan, titik patroli, metode check-in (QR, lokasi, NFC), jawaban checklist, catatan	Aktivitas Anda di aplikasi
Lokasi	Koordinat GPS dan akurasinya pada saat check-in atau saat mengambil foto patroli	Perangkat Anda
Lokasi selama shift	Posisi berkala, akurasi dan waktu pencatatan sejak Anda menekan Mulai Shift sampai shift berakhir, serta waktu mulai dan selesai shift	Perangkat Anda
Foto	Foto dokumentasi titik patroli yang diambil dengan kamera aplikasi, diberi tanda waktu dan tempat oleh server	Perangkat Anda
Pengenal perangkat	Token notifikasi (push token), platform dan versi aplikasi	Otomatis
Diagnostik aplikasi	Catatan kerusakan (crash log) dan galat, tanpa data identitas	Otomatis
Catatan aktivitas	Waktu masuk dan jejak audit tindakan administratif	Otomatis

Aplikasi ini tidak menggunakan identitas periklanan (Advertising ID), tidak memasang iklan, dan tidak melakukan pelacakan lintas aplikasi.

Izin perangkat

Izin	Digunakan untuk
Kamera	Memindai QR code titik patroli dan mengambil foto dokumentasi
Lokasi (saat aplikasi digunakan)	Memastikan petugas berada di titik patroli saat check-in
Lokasi selama shift (termasuk di latar belakang)	Menampilkan posisi dan jejak pergerakan petugas kepada koordinator selama shift berjalan
NFC	Membaca tag NFC yang terpasang di titik patroli
Galeri foto	Memilih foto profil
Notifikasi	Pengingat jadwal patroli dan peringatan untuk koordinator

Izin diminta pada saat fitur terkait digunakan dan dapat dicabut sewaktu-waktu melalui pengaturan sistem operasi.

Di luar shift, lokasi hanya dibaca ketika layar check-in atau foto patroli sedang terbuka, dan dikirim satu kali bersama check-in tersebut.

Setelah petugas menekan Mulai Shift, aplikasi mengirim lokasi secara berkala kepada koordinator, termasuk ketika aplikasi ditutup atau layar terkunci, sampai petugas menekan Akhiri Shift atau shift berakhir otomatis. Selama itu Android menampilkan notifikasi tetap dan iOS menampilkan indikator lokasi. Aplikasi memakai akurasi hemat daya dan hanya mencatat ketika petugas berpindah tempat. Lokasi tidak dikirim di luar shift yang sudah dimulai, dan petugas yang tidak memulai shift tidak dilacak.

4. Tujuan Pemrosesan

Data pribadi diproses untuk:

1. mencatat dan memverifikasi pelaksanaan patroli keamanan kampus;
2. pemantauan patroli oleh koordinator dan penyusunan laporan;
3. mengirim pengingat jadwal dan peringatan titik patroli yang terlewat;
4. autentikasi, pencegahan penyalahgunaan, audit, serta perbaikan kestabilan aplikasi.

Dasar pemrosesan adalah pelaksanaan tugas ITB dalam menjaga keamanan kampus, hubungan kerja petugas dengan ITB, serta persetujuan Anda atas izin perangkat.

5. Pembagian Data

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak membaginya untuk kepentingan periklanan.

Data dapat diakses atau diterima oleh:

• Koordinator dan administrator SisPatrol yang berwenang, sesuai peran masing-masing;
• Sentry (Functional Software, Inc.) sebagai prosesor pihak ketiga untuk catatan kerusakan dan diagnostik aplikasi;
• layanan pengiriman notifikasi (Expo, Firebase Cloud Messaging untuk Android, Apple Push Notification service untuk iOS);
• aparat penegak hukum atau instansi berwenang, apabila diwajibkan peraturan perundang-undangan.

Sebagian penyedia tersebut memproses data di luar wilayah Indonesia. Dalam hal demikian, kami mengupayakan pelindungan yang setara sebagaimana disyaratkan UU PDP.

6. Penyimpanan dan Retensi

Data	Masa simpan
Catatan patroli dan foto patroli	Disimpan sebagai rekaman keamanan kampus untuk keperluan audit
Jejak lokasi selama shift	Dihapus otomatis setelah 90 hari (dapat diubah administrator); waktu mulai dan selesai shift tetap disimpan sebagai catatan kehadiran
Berkas ekspor laporan	Dihapus otomatis setelah 7 hari
Catatan pengiriman notifikasi	Dihapus otomatis setelah 30 hari
Data akun	Sampai akun dihapus (lihat Bagian 8)
Diagnostik aplikasi	Sesuai retensi bawaan layanan Sentry

7. Keamanan

Kami menerapkan langkah pengamanan yang wajar, antara lain enkripsi seluruh lalu lintas data (HTTPS/TLS), autentikasi OpenID Connect dengan token berumur pendek, kontrol akses berbasis peran, foto patroli yang hanya dapat diunduh oleh pengguna berwenang, serta jejak audit atas tindakan administratif.

8. Penghapusan Akun

Anda dapat meminta penghapusan akun dari aplikasi melalui menu Profil → Hapus Akun, atau tanpa aplikasi dengan mengikuti petunjuk pada halaman Penghapusan Akun.

Setelah permintaan disetujui administrator, data pribadi (nama, username, surel, telepon, foto profil, nomor induk, unit kerja, token perangkat, dan tautan akun SSO) dihapus dan akses akun dinonaktifkan. Catatan patroli tetap disimpan untuk audit dengan nama yang disamarkan.

9. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak memperoleh informasi mengenai data pribadi Anda, mengakses dan memperoleh salinannya, memperbaiki data yang tidak akurat, meminta penghapusan, serta menarik persetujuan atas pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan. Permintaan dapat disampaikan ke sekre.k3l@itb.ac.id.

10. Anak

Layanan ini ditujukan bagi petugas dan staf ITB, dan tidak diperuntukkan bagi anak di bawah umur.

11. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu. Versi terbaru selalu tersedia pada halaman ini beserta tanggal berlakunya.

12. Kontak

Kantor UPT K3L ITB

Jl. Ganesha No.10, Gd. Campus Center Timur Lt. 2, Bandung, Kode Pos 40132

Telp.: +6222 2500204

Surel: sekre.k3l@itb.ac.id